Fra traditionelt intranet til digital arbejdsplads

Tre eksperter gør dig klogere på, hvordan fremtidens intranet ser ud, hvordan man forankrer det, og hvorfor man skal investere i det.

Mads Richard Møller fra Intra2 og IntraCom Consult, Lau Hesselbæk Andreasen fra J. Boye og Kurt Kragh Sørensen fra IntraTeam giver gode råd til dig, der gerne vil investere i den digitale arbejdsplads.

 

Hvordan vil du beskrive fremtidens intranet i forhold til den digitale arbejdsplads?

Kurt:

Fremtidens intranet bliver et sted, som du kan nå med alle dine private eller firmaenheder som mobil, iPad, TV og pc. Vi taler ikke i fremtiden om et intranet men netop om den digitale arbejdsplads, hvor du kan udføre alle dine arbejdsopgaver uden at skulle tænke over, hvilket system, du skal bruge. Formålet med den digitale arbejdsplads derimod kan være at sælge mere, spare penge og være mere effektiv, da det går det lettere for dig at udføre dit arbejde uanset, hvor du er.

Mads:

Den digitale arbejdsplads har potentiale til at blive langt mere forretningskritisk end et traditionelt intranet, fordi den både favner en-til-mange kommunikation, mange- til-mange dialog/videndeling og selvbetjenings- og samarbejdsværktøjer. Den er tilpasset den enkelte medarbejder og understøtter samtidig faglige og sociale fællesskaber - på tværs af organisatoriske og geografiske grænser. Den er indgang til alle interne digitale ressourcer, men også til relevante eksterne digitale ressourcer og er tilgængelig både via personlige computere, fælles infoskærme samt mobile enheder.

Lau:

Fremtidens intranet vil variere mere i forhold til form, udseende og funktionalitet, end det har været tilfældet tidligere. Der er så meget, man kan lægge på et intranet: Nyheder, selv- betjeningslæsninger, instant messaging, telefonbog, træningsmaterialer, politikker, guidelines, micro blogging, søgefunktionalitet og meget mere.

At gøre alt er en uoverkommelig opgave. Virksomheden bliver derfor tvunget til nøje at overveje, præcis hvad deres intranet skal tilbyde medarbejderne, og hvad de forventede out-comes og business benefits af de forskellige dele af intranettet er. Det vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed, organisation til organisation. Det traditionelle intranet var typisk meget nyhedstungt, dvs. en envejs kommunikationskanal for "corporate information". Det er stadig en vigtig funktion, men de virkelige værdiskabere fremadrettet vil være alle de funktionaliteter og applikationer, som gør det lettere for medarbejderne at udføre deres job: F.eks. selvbetjeningslæsninger og bedre tilrettelagte work flows, som f.eks. kan erstatte fysiske papirer og formularer.

Forankringen af den digitale arbejdsplads - hvad skal der til?

Lau:

Det er vigtigt at bruge tid på at holde medarbejderne informerede og få deres input til, hvad der sker i organisationen, så du kan designe og levere de bedste og mest brugbare læsninger og funktionaliteter.

Vær også opmærksom på, om der er ændringer i forretningsstrategien og virksomhedens målsætninger, som har konsekvenser for de forskellige forretningsområder, og dermed også for, hvad der er vigtigt for den digitale arbejdsplads.

Mads:

Det kræver en langt bredere og mere forpligtende forankring, end det tidligere har været tilfældet, når man har skullet forankre et intranet. Både på ledelsesniveau og blandt brugerne.

Sidstnævnte er nødvendigt for at få den digitale arbejdsplads til at fungere i hverdagen for mange forskellige medarbejdergrupper, med meget forskellige opgaver og arbejdsbetingelser. F.eks. både administrative medarbejdere og medarbejdere på fabriksgulve, i decentrale enheder eller marken.

Kurt:

Udfordringen i dag er, at de fleste intranet er ejet af kommunikationsafdelingerne, og den digitale arbejdsplads kræver et langt bredere ejerskab.

Det ideelle er, at den digitale arbejdsplads ledes af en stabsafdeling højt placeret i organisationen, som kan hjælpe den enkelte medarbejder med at udføre dennes arbejde. Det er såvel teknisk-, proces- eller faglig support.

Hvorfor investere i et intranet?

Kurt:

Du skal investere i en digital arbejdsplads for at hjælpe dine kolleger med at udføre deres arbejde hurtigt, effektivt og sjovt.

Mads:

Hvis man holder fast i begrebet 'den digitale arbejdsplads' er det vanskeligt at forestille sig en arbejdsplads, der ikke bliver mere og mere digital. Og hvis man ikke arbejder strategisk og investerer i udvikling af virksomhedens digitale arbejdsplads, så bliver man ikke klogere og bedre til at digitalisere analoge/ fysiske processer eller forbedre og optimere eksisterende digitale processer.

Lau:

Et funktionelt og godt designet intranet med relevante værktøjer og selvbetjeningsløsninger kan spare virksomheden tid. En målrettet investering i at gøre forretningskritisk information let tilgængeligt for de rette medarbejdere vil altid kunne betale sig. Hvis man blot kan spare den enkelte medarbejder et par minutter om dagen (og det viser al statistik, at man kan - og ofte mange flere), så er investeringen hurtigt tjent hjem.

Et intranet er typisk en af de platforme, der berører flest medarbejdere i en organisation, og kan som sådan være en vigtig kulturbærer: Et effektivt redskab til at binde eksempelvis en global organisation sammen og skabe følelsen af, at man er del af noget større end blot sin egen afdeling.

Tre råd til virksomheder, der overvejer at investere i den digitale arbejdsplads

Lau Hesselbæk Andreasen:

1. Start med at se på virksomhedens pain points, og lav en grundig behovsanalyse. Vent med teknologien.

2. Brug så vidt det er muligt den teknologi, du allerede har. Ofte ligger de virkelige problemer ikke hos teknologien (selvom den ofte får  skylden), men har at gøre med kultur, interne politiske gnidninger, uklarhed omkring behov og formål.

3. Vær realistisk omkring hvad, organisationen er moden til og kan opnå.

Kurt Kragh Sørensen:

1. Sælg først idéen om den digitale arbejdsplads til ledelsen

2. Forankre den digitale arbejdsplads i forretningsstrategien, så den hjælper  din ledelse med at gennemføre deres strategi (sælge mere, spare omkostninger, udvikle produkter hurtigere etc.)

3. Undersøg først, hvad du vil bruge den digitale arbejdsplads til, før du vælger system(er)

Mads Richard Møller:

1. Byg videre på egne og andres erfaringer: Både best og worst practice. 

2. Sørg for at få alle dele af virksomheden til at være med-investorer. Så bliver de også medansvarlige for at gøre den digitale arbejdsplads til en god business case.

3. Vær realistisk på kort sigt (i forhold til kompetencer og ressourcer) og ambitiøs på lang sigt. 

Wanna Talk?

Sales Director

Telefon: +45 5360 8320

Mail: oj@kruso.dk